Jarmark Świąteczny w Rogoźnie 2026 – zgłoszenia dla Wystawców!

REGULAMIN JARMARKU ŚWIĄTECZNEGO W ROGOŹNIE 2026

§ 1. Postanowienia ogólne
1.      Organizatorem Jarmarku Świątecznego w Rogoźnie, zwanego dalej „Jarmarkiem”, jest Gmina Rogoźno, we współpracy z Rogozińskim Centrum Kultury, Muzeum Młynarstwa w Jaraczu oraz Gminnym Ośrodkiem Pomocy Społecznej w Rogoźnie.

2.      Za obsługę zgłoszeń i kontakt z Wystawcami odpowiada Urząd Miejski w Rogoźnie.

3.      Jarmark odbędzie się w dniu 6 grudnia 2026 r. (niedziela) na Placu Karola Marcinkowskiego w Rogoźnie, w godzinach 14:00–20:00.

4.      Jarmark ma charakter świąteczny i handlowy. Jego celem jest umożliwienie mieszkańcom i odwiedzającym zakupu produktów związanych ze Świętami Bożego Narodzenia oraz promocja rękodzieła, produktów regionalnych i lokalnej twórczości.

§ 2. Zgłoszenia i wybór Wystawców
1.      W Jarmarku mogą uczestniczyć osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, prowadzące działalność handlową, usługową, gastronomiczną lub rękodzielniczą.

2.      Zgłoszenie powinno zawierać:

1.      dane Wystawcy,

2.      opis planowanego asortymentu,

3.      wskazanie wybranego rodzaju domku handlowego,

4.      minimum dwa zdjęcia stoiska Wystawcy z wcześniejszych imprez plenerowych lub podobnych wydarzeń,

5.      numer telefonu osoby, która będzie obecna na stoisku podczas Jarmarku.

3.      Zgłoszenia należy przesyłać na adres e-mail: kultura@rogozno.pl, w terminie do 8 listopada 2026 r. do godz. 23:55.

4.      Zgłoszenia przesłane po upływie terminu mogą pozostać bez rozpatrzenia.

5.      Złożenie zgłoszenia nie jest równoznaczne z zakwalifikowaniem do udziału w Jarmarku.

6.      Przy wyborze Wystawców Organizator bierze pod uwagę w szczególności:

1.      zgodność oferty z charakterem Jarmarku,

2.      atrakcyjność i różnorodność oferowanego asortymentu,

3.      estetykę i profesjonalizm stoiska,

4.      opis oferty oraz przedstawione zdjęcia,

5.      możliwość zapewnienia różnorodnej oferty podczas Jarmarku.

7.      W przypadku zgłoszenia przez kilku Wystawców takiego samego lub podobnego asortymentu Organizator może dokonać wyboru, kierując się w szczególności atrakcyjnością oferty, estetyką stoiska oraz jej dopasowaniem do charakteru Jarmarku.

8.      Organizator zastrzega sobie prawo do niezakwalifikowania Wystawcy bez obowiązku podania przyczyny.

9.      Informacja o zakwalifikowaniu do udziału w Jarmarku zostanie przekazana Wystawcom do dnia 10 listopada 2026 r.

10.  Organizator może utworzyć listę rezerwową Wystawców.

§ 3. Opłata za udział
1.      Udział w Jarmarku jest odpłatny.

2.      Opłata za wynajem domku handlowego wynosi:

1.      300 zł brutto – za cały domek o wymiarach 3 m × 2 m,

2.      150 zł brutto – za połowę domku o wymiarach 1,5 m × 2 m, przedzieloną ścianą działową.

3.      Opłatę zobowiązany jest uiścić każdy zakwalifikowany Wystawca. Organizator nie przewiduje zwolnień ani obniżenia opłaty.

4.      Opłatę należy uiścić w terminie do 15 listopada 2026 r.

5.      Opłaty należy dokonać wyłącznie przelewem na rachunek bankowy Gminy Rogoźno:

35 8951 0009 3900 0114 2000 0010

6.      W tytule przelewu należy wpisać:

„Opłata za wynajem domku handlowego na Jarmark 2026 – [imię i nazwisko / nazwa firmy lub instytucji]”

7.      Potwierdzenie dokonania opłaty należy dostarczyć do Urzędu Miejskiego w Rogoźnie, pokój nr 23, lub przesłać na adres: kultura@rogozno.pl.

8.      Brak dokonania opłaty w wyznaczonym terminie skutkuje automatycznym skreśleniem Wystawcy z listy zakwalifikowanych uczestników. W jego miejsce Organizator może zaprosić osobę znajdującą się na liście rezerwowej.

9.      W przypadku rezygnacji Wystawcy z udziału w Jarmarku po dokonaniu wpłaty, uiszczona opłata nie podlega zwrotowi, z zastrzeżeniem sytuacji, w której Jarmark zostanie odwołany przez Organizatora.

§ 4. Wyłączność gastronomiczna
1.      Organizator powierza spółce gminnej Komsport Sp. z o.o. realizację obsługi gastronomicznej Jarmarku oraz sprzedaży produktów i napojów objętych wyłącznością gastronomiczną.

2.      W związku z powierzeniem, o którym mowa w ust. 1, Komsport posiada wyłączne prawo do prowadzenia podczas Jarmarku sprzedaży:

1.      dań i potraw świątecznych,

2.      dań na ciepło,

3.      przekąsek oraz pozostałej ciepłej gastronomii,

4.      tradycyjnych świątecznych i jarmarkowych napojów na ciepło,

5.      gorącej czekolady.

3.      Wyłączność, o której mowa w ust. 2, nie obejmuje sprzedaży świątecznych wykrawanych pierników ozdobnych.

4.      Sprzedaż produktów i napojów objętych wyłącznością gastronomiczną może być prowadzona wyłącznie przez Komsport lub podmioty działające na jego zlecenie i za jego zgodą.

5.      Pozostali Wystawcy nie mogą prowadzić sprzedaży produktów i napojów objętych wyłącznością gastronomiczną, o której mowa w ust. 2.

6.      Organizator może określić dodatkowe zasady dotyczące organizacji i prowadzenia sprzedaży gastronomicznej przez Komsport, mając na uwadze charakter Jarmarku, bezpieczeństwo uczestników oraz zapewnienie sprawnej obsługi wydarzenia.

§ 5. Współpraca w zakresie oprawy dekoracyjnej Jarmarku
1.      Organizator zaprasza firmy zajmujące się dekoracją oraz aranżacją przestrzeni do współpracy przy przygotowaniu oprawy dekoracyjnej Jarmarku.

2.      Współpraca może odbywać się na zasadzie barteru, polegającego na przygotowaniu i udostępnieniu przez firmę dekoracji na czas Jarmarku, bez pobierania od Organizatora opłat za ich wykonanie lub wynajem.

3.      Po zakończeniu Jarmarku wszystkie udostępnione elementy dekoracyjne pozostają własnością firmy i mogą zostać przez nią zabrane oraz wykorzystane ponownie.

4.      W ramach współpracy Organizator oferuje możliwość promocji firmy podczas wydarzenia, w szczególności poprzez:

1.      wielokrotne informowanie przez prowadzącego wydarzenie o firmie odpowiedzialnej za przygotowanie oprawy dekoracyjnej,

2.      możliwość wskazania firmy jako partnera wydarzenia w materiałach i komunikatach promocyjnych,

3.      możliwość umieszczenia przy dekoracjach oznaczenia, np. „Dekoracje przygotowała firma [nazwa firmy]”, po uzgodnieniu z Organizatorem.

5.      Celem współpracy jest również umożliwienie firmie zaprezentowania swoich realizacji w przestrzeni Jarmarku i pokazania ich potencjalnym klientom.

6.      Firmy zainteresowane współpracą proszone są o przesłanie propozycji na adres: kultura@rogozno.pl.

7.      Propozycja współpracy powinna zawierać:

1.      dane firmy,

2.      opis proponowanej aranżacji i dekoracji,

3.      przykładowe zdjęcia realizacji,

4.      informacje dotyczące montażu, demontażu i zabezpieczenia dekoracji,

5.      ewentualne dodatkowe oczekiwania dotyczące współpracy.

§ 6. Przydział i organizacja stoisk
1.      O miejscu ustawienia domku handlowego decyduje Organizator. Organizator zastrzega sobie możliwość zmiany miejsca, rodzaju lub wielkości przydzielonego domku z przyczyn organizacyjnych, technicznych lub związanych z bezpieczeństwem.

2.      Domki handlowe zostaną przekazane Wystawcom w dniu 6 grudnia 2026 r. Dokładna godzina udostępnienia domków zostanie podana w późniejszym terminie.

3.      Wystawca zobowiązany jest przygotować stoisko przed rozpoczęciem Jarmarku, tj. przed godziną 14:00.

4.      Sprzedaż podczas Jarmarku odbywa się w godzinach 14:00–20:00.

5.      Po zakończeniu Jarmarku Wystawca zobowiązany jest do uporządkowania domku oraz bezpośredniego otoczenia stoiska.

6.      Domek należy zwrócić w stanie niepogorszonym, z uwzględnieniem normalnego zużycia wynikającego z prawidłowego użytkowania.

7.      Organizator zapewnia dostęp do energii elektrycznej w zakresie technicznych możliwości infrastruktury.

8.      Wystawca zobowiązany jest przed rozpoczęciem Jarmarku poinformować Organizatora o urządzeniach wymagających podłączenia do energii elektrycznej.

9.      Wystawca zapewnia we własnym zakresie niezbędne przewody, przedłużacze i inne elementy potrzebne do podłączenia urządzeń.

10.  Wszystkie urządzenia elektryczne oraz przewody wykorzystywane przez Wystawcę muszą być sprawne technicznie i użytkowane w sposób zapewniający bezpieczeństwo.

11.  Zabrania się stosowania uszkodzonych, prowizorycznych lub nieatestowanych przedłużaczy, przewodów oraz innych urządzeń elektrycznych.

§ 7. Obowiązki Wystawcy
1.      Wystawca zobowiązany jest do:

1.      prowadzenia sprzedaży wyłącznie w przydzielonym domku oraz zgodnie z zaakceptowanym przez Organizatora asortymentem,

2.      udekorowania domku świątecznymi dekoracjami oraz estetycznego przygotowania i utrzymywania stoiska w sposób podkreślający świąteczny charakter i atmosferę Jarmarku,

3.      utrzymywania porządku i czystości na stoisku oraz w jego bezpośrednim otoczeniu,

4.      przestrzegania przepisów sanitarnych, przeciwpożarowych, BHP oraz innych obowiązujących przepisów prawa,

5.      posiadania wymaganych prawem zezwoleń, pozwoleń, licencji i innych dokumentów związanych z prowadzoną działalnością,

6.      zapewnienia obecności osoby odpowiedzialnej za stoisko przez cały czas trwania Jarmarku,

7.      przekazania Organizatorowi numeru telefonu osoby obecnej na stoisku podczas Jarmarku.

2.      Wystawcy prowadzący sprzedaż produktów spożywczych zobowiązani są do przestrzegania wszystkich obowiązujących wymogów sanitarnych dotyczących przechowywania, przygotowywania i sprzedaży żywności.

3.      Dopuszcza się stosowanie dekoracji świątecznych, w tym oświetlenia, pod warunkiem zachowania zasad bezpieczeństwa.

4.      Materiały reklamowe i promocyjne mogą być umieszczane wyłącznie w obrębie własnego stoiska i nie mogą utrudniać funkcjonowania innych stoisk ani ruchu odwiedzających.

5.      W przypadku rezygnacji z udziału w Jarmarku lub braku możliwości przyjazdu Wystawca zobowiązany jest niezwłocznie poinformować Organizatora o swojej nieobecności, aby Organizator mógł zaprosić do udziału osobę znajdującą się na liście rezerwowej.

6.      W przypadku nieobecności Wystawcy, który nie poinformował wcześniej Organizatora o rezygnacji lub braku możliwości udziału, wniesiona opłata za udział w Jarmarku przepada i nie podlega zwrotowi. Ponadto taki Wystawca nie będzie mógł wziąć udziału w Jarmarku Świątecznym w Rogoźnie w kolejnym roku.

§ 8. Zakazy
1.      Na terenie Jarmarku zabrania się:

1.      prowadzenia sprzedaży asortymentu niezgodnego ze zgłoszeniem lub ofertą zaakceptowaną przez Organizatora,

2.      sprzedaży przez Wystawców produktów i napojów objętych wyłącznością gastronomiczną, o której mowa w § 4 niniejszego Regulaminu,

3.      podnajmowania lub udostępniania przydzielonego domku osobom trzecim,

4.      dokonywania samowolnych zmian konstrukcyjnych w domku,

5.      ingerowania w instalację elektryczną bez zgody Organizatora,

6.      używania materiałów lub urządzeń stwarzających zagrożenie dla uczestników Jarmarku,

7.      sprzedaży produktów nielegalnych, podrobionych lub niedopuszczonych do obrotu,

8.      powodowania uszkodzeń infrastruktury Jarmarku,

9.      wbijania gwoździ, wkrętów, zszywek, stosowania kleju lub innych sposobów mocowania mogących uszkodzić domek bez wcześniejszej zgody Organizatora,

10.  stosowania uszkodzonych, prowizorycznych lub nieatestowanych przedłużaczy, przewodów oraz innych urządzeń elektrycznych.

2.      Wystawcy zobowiązani są do stosowania się do poleceń Organizatora dotyczących organizacji Jarmarku, bezpieczeństwa i utrzymania porządku.

§ 9. Odpowiedzialność
1.      Za wszelkie kwestie formalne, prawne, podatkowe, sanitarne i związane z prowadzoną działalnością odpowiada Wystawca.

2.      Organizator nie ponosi odpowiedzialności za:

1.      towary i mienie Wystawcy pozostawione w domku,

2.      wyniki sprzedaży osiągnięte przez Wystawcę,

3.      kradzież lub uszkodzenie mienia Wystawcy,

4.      szkody powstałe wskutek warunków atmosferycznych,

5.      niezależne od Organizatora przerwy w dostawie energii elektrycznej.

3.      Wystawca ponosi odpowiedzialność za szkody wyrządzone przez siebie, swoich pracowników, współpracowników lub osoby działające w jego imieniu.

4.      Wystawca ponosi pełną odpowiedzialność za uszkodzenie lub zniszczenie przydzielonego domku, jeżeli zostało ono spowodowane przez niego lub osoby, za które ponosi odpowiedzialność.

5.      W przypadku uszkodzenia domku Wystawca zobowiązany jest pokryć koszty jego naprawy lub przywrócenia do stanu poprzedniego.

6.      Pozostawienie przez Wystawcę odpadów lub zabrudzenie terenu Jarmarku, wymagające dodatkowego sprzątania, może skutkować obciążeniem Wystawcy kosztami sprzątania.

§ 10. Odwołanie, skrócenie lub zmiana terminu Jarmarku
1.      Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania, skrócenia lub zmiany terminu Jarmarku z przyczyn niezależnych od Organizatora, w szczególności z powodu niekorzystnych warunków atmosferycznych, zagrożenia bezpieczeństwa, decyzji właściwych służb lub wystąpienia innych okoliczności uniemożliwiających bezpieczne przeprowadzenie wydarzenia.

2.      W przypadku odwołania Jarmarku przez Organizatora uiszczone przez Wystawców opłaty za udział podlegają zwrotowi w pełnej wysokości.

3.      W przypadku skrócenia Jarmarku lub zmiany jego terminu Organizator poinformuje Wystawców o zasadach dotyczących uiszczonych opłat, z uwzględnieniem okoliczności będących przyczyną zmiany organizacji wydarzenia.

§ 11. Rezygnacja i nieprzestrzeganie Regulaminu
1.      W przypadku rezygnacji Wystawcy z udziału w Jarmarku Organizator może przydzielić zwolnione miejsce osobie znajdującej się na liście rezerwowej.

2.      W przypadku naruszenia postanowień Regulaminu Organizator może:

1.      nakazać usunięcie niezgodnego z Regulaminem asortymentu,

2.      nakazać opuszczenie terenu Jarmarku,

3.      odmówić dalszego udziału w Jarmarku,

4.      podjąć decyzję o niedopuszczeniu Wystawcy do udziału w kolejnych organizowanych wydarzeniach.

3.      W przypadku poważnego naruszenia zasad bezpieczeństwa lub porządku Organizator może podjąć decyzję o natychmiastowym usunięciu Wystawcy z terenu Jarmarku.

§ 12. Postanowienia końcowe
1.      Złożenie zgłoszenia oznacza akceptację niniejszego Regulaminu.

2.      Organizator zastrzega sobie prawo do podejmowania ostatecznych decyzji w sprawach organizacyjnych i porządkowych związanych z Jarmarkiem.

3.      Organizator może zmienić miejsce, rodzaj lub wielkość przydzielonego domku z przyczyn organizacyjnych, technicznych lub związanych z bezpieczeństwem.

4.      W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają obowiązujące przepisy prawa.

5.      Regulamin stanowi integralną część warunków udziału w Jarmarku.

6.      Ostateczna interpretacja postanowień Regulaminu należy do Organizatora.